Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Koordinátor dokumentace
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme Koordinátora dokumentace, který bude odpovědný za efektivní správu, organizaci a kontrolu dokumentů v rámci společnosti. Tato pozice je klíčová pro zajištění přesnosti, dostupnosti a souladu dokumentace s interními procesy, legislativními požadavky a standardy kvality. Ideální kandidát má smysl pro detail, výborné organizační schopnosti a zkušenosti s administrativní podporou, správou záznamů nebo dokumentačními systémy.
Koordinátor dokumentace bude úzce spolupracovat s různými odděleními, aby zajistil správné vytváření, revize, schvalování, archivaci a distribuci dokumentů. Součástí práce je také vedení evidence verzí, kontrola formální správnosti dokumentů a podpora zaměstnanců při používání interních systémů pro správu dokumentace. Na této pozici je důležité umět pracovat samostatně i v týmu, efektivně stanovovat priority a dodržovat termíny.
Úspěšný kandidát bude mít přehled o principech dokumentační kontroly, ochraně citlivých informací a správném uchovávání firemních záznamů. Bude se podílet na nastavování a zlepšování procesů souvisejících s dokumentací, aby byla zajištěna vyšší efektivita, transparentnost a konzistence napříč organizací. Důležitou součástí role je také komunikace s interními i externími partnery, například při auditech, kontrolách nebo předávání dokumentů.
Tato pozice je vhodná pro kandidáty, kteří mají rádi pořádek, systematickou práci a chtějí přispívat k hladkému fungování administrativních a provozních procesů. Nabízí možnost rozvíjet se v oblasti správy dokumentace, compliance, administrativy a procesního řízení. Pokud hledáte roli, ve které využijete pečlivost, zodpovědnost a schopnost koordinovat více úkolů současně, může být tato příležitost ideální právě pro vás.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Správa, evidence a archivace firemních dokumentů v tištěné i elektronické podobě.
- Koordinace oběhu dokumentů mezi odděleními a dohled nad jejich včasným schvalováním.
- Kontrola správnosti formátu, úplnosti a verzování dokumentace.
- Aktualizace interních databází a systémů pro správu dokumentů.
- Příprava dokumentů pro interní audity, kontroly a externí partnery.
- Zajištění souladu dokumentace s interními směrnicemi a legislativními požadavky.
- Podpora zaměstnanců při vyhledávání, používání a ukládání dokumentů.
- Spolupráce na zlepšování procesů správy dokumentace a administrativních postupů.
Požadavky
Text copied to clipboard!- Středoškolské nebo vysokoškolské vzdělání, ideálně administrativního nebo ekonomického směru.
- Zkušenost se správou dokumentace, administrativou nebo kancelářskou podporou.
- Výborné organizační schopnosti a vysoká míra pečlivosti.
- Schopnost pracovat s kancelářskými aplikacemi a dokumentačními systémy.
- Dobré komunikační dovednosti a schopnost spolupráce napříč týmy.
- Schopnost samostatně organizovat práci a dodržovat termíny.
- Znalost zásad ochrany dat a důvěrnosti informací.
- Výhodou je zkušenost s auditní dokumentací nebo řízením kvality.
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti se správou a archivací dokumentů?
- Pracoval(a) jste někdy s elektronickým systémem pro správu dokumentace?
- Jak zajišťujete přesnost a aktuálnost dokumentů při práci s více verzemi?
- Jaké nástroje nebo software běžně používáte při administrativní práci?
- Jak byste postupoval(a) při hledání chybějícího nebo neúplného dokumentu?
- Máte zkušenosti s přípravou dokumentace pro audit nebo kontrolu?
- Jak zvládáte práci pod tlakem a s více termíny současně?
